Como criar um Plano de
Comunicação Eficiente
Muitos Gestores e Gerentes acreditam que uma comunicação eficiente
está relacionada ao fato de enviarmos TODAS as informações de
um projeto ou trabalho executado para TODOS os participantes
envolvidos. (StakeHolders). Já sabemos
que isso não é uma boa prática!
Quando realizamos este tipo de comunição excessiva e sem critérios de distribuição, acabamos trazendo alguns efeitos colaterais negativos para o projeto, como a banalização dar informações por parte da equipe, uma vez que o volume torna quase impossível a análise completa dos dados, e também não podemos desconsiderar o TEMPO, e como consequência direta, o CUSTO, para a equipe inteira gerir toda essa informação.
Abaixo seguem algumas dicas de como Planejar melhor a Comunicação nos seus projetos
1 - Identifique todos os participantes (StakeHolders) e os
classifique em grupos de comunicação.
Por exemplo: Um grupo
de participantes que estará envolvido com o Gerenciamento de Aquisições
(compras) deverá receber os relatórios dos fornecedores, o grupo financeiro da
empresa irá receber os relatórios com os índices de performance.
2 - Identifique o melhor CANAL de Comunicação
para atingir o seu público.
Devemos planejar o melhor canal
de comunicação para atingirmos as pessoas do projeto, de acordo com o interesse
de cada parte interessada. Entre os principais canais de comunicações, podemos
citar, Emails, Memorandos, Reuniões presenciais, Video Conferências, etc. É
responsabilidade e dever do Gerente de Projetos de identificar a melhor forma de
se comunicar com cada participante do
projeto.
3 - Determine a Frequência do envio das
informações
Cada grupo de participantes, assim como os tipos
de relatórios e documentos deverão ser apresentados com uma frequência regular
durante todo o projeto. Cabe ao gerente de projetos, determinar
esta periodicidade de acordo com os interesses e envolvimento das partes
interessadas.
4 - Crie o Plano de Comunicações do seu
Projeto
Crie um documento com seu planejamento para que ele
seja usado como guia da comunicação durante todo o seu projeto. Durante o
projeto, o GP fica encarregado de validar se o plano está sendo efetivo e se
ajustes são necessários.
Tópicos sugeridos no documento:
1 - Participantes
do projeto e seus respectivos Grupos de Comunicação
2 - Quais informações e
relatórios cada Grupo irá receber
3 - A Frequência das comunicações
(diárias, semanal, mensal)
4 - O canal por onde as informações serão
enviadas. (Email, reuniões, conf calls)
Com um bom plano de comunicações estabelecido, o gerente de projetos conseguirá envolver mais os participantes, aumentando portanto a Probabilidade de Sucesso do trabalho como um todo.
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