Re: História triste
PF> E até mesmo porque fomos muito bem sucedidos na migração
PF> de Microsoft Office para OpenOffice e o argumento da economia é
PF> decisivo.
FM> como foi a migração? Deu problema em alguma parte? E as
FM> macros? As funções sofisticadas do excel? Conta aí
Quem coordenou o trabalho de migração do OpenOffice não fui eu,
mas posso te passar alguma coisa.
Antes de tudo fizemos um levantamento "in loco" com cada usuário
para que nos mostrassem que funcionalidades eles utilizavam do Office
em sua estação de trabalho. Como muitos já sabiam do projeto, alguns
mentiam dizendo que utilizavam certas funcionalidades diariamente, o que
na maioria dos casos eram desmascarados num papo do tipo "você-pode-
me-dar-um-exemplo-abrindo-uma-planilha-aí-pra-fazer-isso"?
Feito isso, já de início tínhamos algumas condicionantes para
atrapalhar.
A maioria mais que absoluta dos nossos usuários não tem noção de
inglês o que nos obrigou a trabalhar em cima da versão em Português
que é sempre mais bugenta e suas atualizações demoram mais tempo
pra sair.
A compatibilidade entre o MSOffice e o OpenOffice é boa mas não é
100%. A migração de textos sem gráficos ou tabelas é trivial mas quando
tem um desses componentes sempre há um trabalho, geralmente fácil,
de correção.
O uso de planilhas sofisticadas em Excel também foi um problema já
que a conversão para OpenOffice é pouca. Macros então nem pensar.
Nossa estratégia foi identificar os funcionários mais fortes neste quesito,
apresentá-los ao OpenOffice, explicar a importância deles dentro do
processo de migração e colocá-los para testar a aplicação durante um
tempo, os convencendo de a partir dali não mais criar novas planilhas em
Excel, e sim tentar fazê-las sempre no OpenOffice.
Alguns gostaram outros não, mas o resultado foi que, de modo geral,
acabamos preparando uma boa equipe de "pseudo-suporte" dentro dos
próprios departamentos.
Apresentamos o OpenOffice para todos os departamentos,
mostrando sempre o retorno financeiro para a empresa, o que fica mais
fácil de argumentar quando os funcionários já tem o benefício da
Participação nos Lucros.
Instalamos o OpenOffice em TODAS as máquinas da empresa, assim
como os viewers de Word, Excel e Access (que são free) e começamos
a montar turmas para cada módulo do programa, turmas estas que
receberam treinamento de instrutores do SENAI. Foi interessante ver
que até mesmo estes instrutores tinham muitas dúvidas sobre a suíte
pelo fato dela ser muito recente, mas de qualquer jeito serviu pra
quebrar o gelo entre os usuários e a aplicação.
Disponibilizamos apostilas de cada módulo a todos os usuários além de
montar um FAQ do tipo "como-fazer-aquilo-que-eu-fazia-no-MSOffice"
para nos ajudar a prestar suporte.
Com a ajuda da diretoria, decretamos que o formato OpenOffice
começaria a ser o padrão da empresa para comunicação interna. E nós
mesmos de TI começamos a utilizá-lo de forma intensiva, iniciando um
processo de migração de documentos gerados aqui e que são recebidos
pelos outros departamentos para os formatos SX*.
Para aqueles que precisavam enviar documentos em formatos "padrões
de mercado" para fora da empresa (que em sua maioria não são feitos
para serem editados mas apenas impressos) a solução foi popularizar o
uso do PDF através da utilização de um pequeno programa chamado
PDF995 que permite gerar arquivos neste formato de forma bastante
intuitiva, uma vez que ele cria uma impressora virtual lá no Painel de
Controle e você pode utilizar como uma impressora comum. O
argumento de que o PDF é "QUASE-imexível" também foi recebido de
forma simpática pelos usuários.
Cercando os usuários de todos os lados, conseguimos comprovar o
que desconfiávamos desde o começo do projeto: de que eram poucos
os usuários que precisavam obrigatoriamente trabalhar no MSOffice.
Afinal de contas, eram só aqueles quem tinham planilhas sofisticadas antigas
no Excel (que daria muito trabalho pra reescrever), quem usava Access
ou quem precisava mandar arquivos editáveis para fora da empresa em
formato "padrão".
Assim, a solução foi deixar de uma a duas máquinas com MSOffice em
cada departamento. Sabíamos que assim dificultaríamos o trabalho dos
insistentes, por causa da concorrência pelo uso da máquina além de ser
pouco prático. E aos poucos, eles se acostumariam com o OpenOffice.
Neste ponto, tínhamos alguns usuários insatisfeitos, principalmente
Gerentes, que faziam pressão política para reinstalar mais cópias de
MSOffice nos seus departamentos. Mas com total apoio da diretoria era
fácil mandar eles "subirem um andar" e ir conversar com seus respectivos
diretores.
O Gran Finale foi um email enviado pela Diretoria a todos os usuários
pedindo que se esforçassem para se adaptar à nova ferramenta.
Desde então tudo está bem calmo. Ainda tiram um sarro da gente
com frases do tipo "lá vem os malas do OpenOffice" mas tudo muito light,
sem maiores crises.
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PEDRO FARACO
faraco.debian-br@mailnull.com
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