Résumé de la rencontre avec le service des locations du Collège de Maisonneuve 19 avril 2016 à 13h30 Pour DebConf: Jérôme (lavamind) et Jean (jeansch) Pour Maisonneuve: Luc Pépin = Liste de locaux = On a travaillé à partir de la soumission de décembre pour l'ajuster à notre liste finale de locaux choisis. Notre hypothèse de travail est que nous allons faire affaire avec le traiteur interne (Chartwells), mais on pourra ajuster si ce n'est pas le cas. Le rabais auquel on aurait droit serait tributaire de notre collaboration avec Chartwells (à confirmer). * Classes au B et petit auditorium: retiré de la soumission * E-4000: disponibilité des six classes à valider (en plus de E-1000, E-2000, E-3000) * Vivoir et Salon: le service des location va nous prêter des meilleurs hauts-parleurs (ceux de la bibliothèque), et vont nous obtenir une soumission d'un fournisseur pour des chaises coussinées (le Collège n'en ont pas en stock) * Jardin: on a demandé l'exclusivité de l'espace * Salle Sylvain-Lelièvre: il faudra payer un employé à la technique durant 7 jours, par contre cette personne pourra nous aider pour les équipement des autres locaux au besoin. Aucune sorte de nourriture ou boisson (excepté de l'eau) permise dans cette salle. * Salons du personnel (hacklabs): à vérifier pour la disponiblité mais ça devrait être OK * Foyer: peut accomoder jusqu'à 12 kiosques maximum (suggestion d'utiliser la cafétéria si on en veut plus, ex. pour la foire d'emplois) * Cafétéria: on pourra l'utiliser sans réservation mais le Collège s'engager à ne pas faire d'autre réservation en même temps = Dates = * 1er choix: 31 juillet au 4 août (DebCamp) et 5 août au 12 août (DebConf) * 2e choix: 10 juillet au 14 juillet (DebCamp) et 15 juillet au 22 juillet (DebConf) M. Pépin doit vérifier avec d'autres intervenants du Collège avant de nous confirmer la disponibilité de ces dates en particulier en fonction de la plannification des travaux (avec le service des ressources matérielles) = Hébergement = * Le Collège peut nous fournir 40 panneaux séparateurs (paravents) sans frais, par exemple pour faire un coin "privé" dans chaque salle * Les blocs sanitaires (douches) pour DebConf seront ceux du C-1000 et C-5000 (C-3000 occupés par le camp de jour) * On aura accès à des casiers sans problème pour stocker des effets personnels en sécurité = Alcool = * Il nous faut un permis pour chaque local où il y aura vente/consommation d'alcool * Il y a seulement deux restrictions: ne pas circuler dans les corridors avec des consommations, et ne pas consommer dans les classes * Autrement, on peut choisir le fournisseur de notre choix (tap, bouteilles, whatever) et il n'y a pas de couvre-feu * Ils peuvent nous prêter des gros bacs à glace si on les demande * Il nous recommande d'appliquer pour les permis 2 mois à l'avance = Sécurité = * DebConf paiera un agent de sécurité supplémentaire, il y en aura donc deux sur les lieux la nuit * Un bénévole de DebConf devra être assigné surveiller la porte d'entrée/sortie la nuit entre 22h et 7h * Si on ne fournit pas de bénévole, on peut engager un 2e agent ($3500) = Paiement = * Le Collège nous demande un dépôt de 20% à la signature du contrat = Suite = * M. Pépin va nous fournir une nouvelle soumission complète d'ici 2 semaines
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